MENGELOLA PERUBAHAN DAN INOVASI

MENGELOLA PERUBAHAN DAN INOVASI

1. Inovasi Dan Tempat Kerja Yang Berubah-Ubah

Di dunia yang jungkir balik saat ini, pengelolaan perubahaan dan inovasi menjadi sorotan utama. Beberapa pengamat tren bisnis mengatakan bahwa ekonomi pengetahuan di akhir tahun 1990-an dan awal 2000-an secara cepat telah diubah menjadi ekonomi kreatif. Perubahan organisasional adalah, diadopsinya sebuah ide atau perilaku baru oleh suatu organisasiPendekatan ambidextrous adalah, penggabungan struktur dan proses yang sesuai bagi implus kreatif dan penerapan inovasi yang sistematis

2. Mengubah Hal-Hal Tertentu : Produk Teknologi Baru

1. Eksplorasi

Eksplorasi adalah tahap di mana ide-ide untuk melahirkan produk dan teknologi baru dilahirkan. Kreativitas adalah penciptaan ide cemerlang yang sekiranya memenuhi kebutuhan yang ada atau yang menawarkan peluang-peluang pada organisasi

Sebagian perusahaan menginginkan pegawai-pegawai yang lebih kreatif dan seringkali mencoba memperkerjakan individu-individu yang kreatif. Namun, individu saja hanyalah satu bagian dari keseluruhan cerita, dan tiap-tiap orang memiliki potensi untuk menjadi kreatif. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab dalam menciptakan lingkungan kerja yang memungkinkan berkembangnya sebuah kreatifitas. Karakteristik organisasi yang kreatif berhubungan dengan karakteristik individu kreatif.

2. Kerja Sama

Aspek penting lainnya dalam berinovasi adalah menyediakan mekanisme bagi koordinasi internal maupun koordinasi eksternal. Ide-ide untuk menciptakan inovasi produk atau teknologi biasanya berasal dari tingkatan-tingkatan bawah di organisasi dan ide-ide tersebut harus mengalir secara horizontal melintasi departemen-departemen.

Koordinasi Internal Inovasi yang berbuntut pada kesuksesan mengharuskan adanya keahlian dari beberapa departemen sekaligus, dan inovasi yang berbuntut kegagalan sering kali adalah hasil dari gagalnya kerjasama.

Perusahaan-perusahaan yang telah sukses dengan inovasinya memiliki ciri-ciri di bawah ini :

• Orang-orang dipemasaran memiliki pemahaman yang baik akan kebutuhan pelanggan.
• Para ahi teknis menyadari perkembangan teknologi terkini dan menggunakan teknologi secara efektif.
• Para anggota departemen-departemen ini penelitian, manufaktur, pemasaran bekerja sama dalam pengembangan barang atau jasa yang baru.

Model keterkaitan horizontal, model ini menunjukan bahwa departemen penelitian, manufaktur, dan penjualan serta pemasaran yang ada dalan sebuah organisasi secara serentak memberikan kontribusi pada terciptanya produk dan teknologi baru.

Tim siklus cepat (fast-cycle team) adalah tim multifungi, terkadang juga multinasional, yang bekerja dalam jangka waktu yang cukup keras dan dibekali sumber daya serta pemberdayaan tingkat tinggi untuk mencapai proyek pengembangan produk yang dipercepat.

Kondisi Eksternal Bahwa sebuah organisasi memandang ke luar batas organisasinya untuk mencari dan mengembangkan ide-ide baru. Salah satu tren terpanas adalah inovasi terbuka.

Inovasi terbuka adalah memperluas pencarian dan pengomersialisasian ide-ide baru diluar batas-batas perusahaan bahkan diluar batas-batas industri.

3. Kewirausahaan

Adalah Aspek ketiga dari inovasi produk dan teknologi adalah menciptakan mekanisme untuk memastikan bahwa ide-ide baru bisa diutarakan, diterima, dan diterpakan. Seorang manajer dapat secara langsung memberikan pengaruh apakah kewirausahaan dapat berkembang di organisasinya dengan menunjukan dukungan aktivitas kewirausahaan.

3. Mengubah Orang-Orang Dan Budaya

Perubahan orang berkaitan dengan hanya beberapa pegawai saja, seperti mengirimkan sejumlah manajer menengah untuk mengikuti pelatihan demi meningkatkan keahlian kepemimpinan mereka.

Perubahan budaya berkaitan dengan organisasi secara keseluruhan, seperti ketika IRS mnegubah mind-set dasarnya yang tadinya sebuah organisasi yang berfokus pada pemungutan dan kepatuhan pajak saja menjadi sebuah organisasi yang berdedikasi pada pemberian informasi, pendidikan, dan pelayanan pada pelanggan.

4. Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan adalah pendekatan yang paling sering digunakan dalam mengubah mind-set orang –orang. Sebuah perusahaan mungkin menawarkan program pelatihan pada pegawai-pegawai dalam hal kerja tim, keberagaman, kecerdasan emosi, siklus mutu, keahlian komunikasi, atau manajemen partisipatif. Perusahaan-perusahaan yang sukses biasanya ingin menyediakan kesempatan bagi setiap orang untuk mengikuti pelatihan dan pengembangan, tetapi perusahaan-perusahaan tersebut mungkin lebih menekankan pelatihan dan pengembangan pada para manajer, dengan alasan bahwa sikap dan perilaku manajer akan memberikan pengaruh pada orang-orang diseluruh organisasi dan membawa organisasi pada perubahan budaya. Sejumlah perusahaan di Silicon Valley, diantaranya intel, Advance mikro Devices (AMD), dan sun Microsystem, secara rutin mengirimkan  para manajernya ke Growth and Leadership Center (GLC), untuk belajar menggunakan kecerdasan emosional mereka guna membangun hubungan yang lebih baik.

5. Pengembangan organisasi

Pengembangan organisasi (organizaion development-OD) adalah proses perubahan sistematis dan terencana yang menggunakan pengetahuan dan teknik ilmu perilaku untuk memperbaiki kesehatan dan keefektifan suatu organisasi melalui kemampuanya untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan, memperbaiki hubungan internal, serta meningkatakan pembelajaran dan kemampuan dalam menyelsaikan masalah. OD dapat membantu manajer untuk menyentuh setidaknya 3 jenis masalah yang kini sering terjadi.

Merger/akuisisi, hasil finansial yang mengeceakan yang terjadi dari merger dan akuisisi disebabkan oleh gagalnya para eksekutif untuk menentukan apakah gaya administrasi dan budaya perusahaan antara kedua perusahaan sesuai atau tidak. Para eksekutif tersebut mungkin berkonsentrasi pada sinergi potensial dalam sistem teknologi, produk, peasaran, dan mutu, tetapi gagal mengenali bahwa kedua perusahaan mungkin memiliki nilai, keyakinan, dan praktik yang jauh berbeda. Perbedaan-perbedaan ini menciptakan ketegangan dan kegelisahan bagi para pegawai, dan emosi negatif ini memengaruhi kinerja dimasa depan. Perbedaan-perbedaan budaya harus dievaluasi selama proses akuisisi , dan para ahli OD dapat digunakan untuk mempermulus interogasi kedua perusahaan tersebut.

Kemunduran/kebangkitan organisasi, organisasi-organisasi yang sedang mengalami masa kemunduran dan kebangkitan kembali akan menemukan beragam masalah, diantaranya tingkat kepercayaan yang rendah, kurangnya inovasi, pergantian yang sering, serta tingkat konflikdan stres yang tinggi. Periode transisi mengharuskan adanya perilaku oposisi, diantaranya adalah dengan menghadapi stres tersebut, menciptakan komunikasi terbuka, dan menggunakan inovasi kreatif untuk menghasilkan tingkat produktifitas yang tinggi.

Manajemen konflik, konflik dapat terjadi kapan saja dimana saja dalam sebuah organisasi yang shat. Misalnya sebuah tim yang akan mengerjakan sebuah produk dan memperkenalkan paket peranti lunak baru telah dibentuk disebuah perusahaan komputer. Tim yang terdiri atas individu-individu yang berkemauan tinggi membuat kemajuan yang sedikit anggotanya tidak bisa setuju dengan tujuan-tujuan proyek mereka.

Aktivitas OD, konsultan OD menggunakan beragam teknik khusus untuk membantu memenuhi tujuan-tujuan OD. Tiga teknik yang paling sering digunakan dan paling efektif adlah sebagai berikut.

1. Aktifitas pembentukan tim, pembentukan tim atau tim building dapat menigkatakan kepaduan dan keberhasilan kelompok dan tim yang ada di organisasi. Misalnya, serangkaian pelaksanaan OD dapat digunakan bersama anggota-anggota yang terdiri atas anggota-anggota yang berasal dari departemen yang berbeda agar dapat bekerja bersama anggota tim untuk meningkatakan keahlian komunikasi mereka, memfasilitasi kemampuan mereka untuk berhadapan satu sama lain, dan membantu mereka menerima tujuan-tujuan bersama.
2. Aktivitas survei umpan balik, survei umpan balik dimulai didistribusikanya daftar pertanyaan pada para pegawai mengenai nilai, iklim, partisipasi, kepemimpinan, dan kepaduan kelompok dalam organisasi tempat mereka bekerja. Setelah survei selesai, seorang konsultan OD bertemu dengan kelompok-kelompok pegawai untuk memberikan umpan balik tentang respons yang telah mereka berikan dan juga permasalahan-permasalahan yang berhasil dikenali. Para pegawai nantinya akan terlibat dalam penyelsaian masalah berdasarkan data tadi.
3. Investasi kelompok besar, ditahun-tahun kebelakang ini, kebutuhan untuk melakukan perubahan yang fundamental dalam organisasi di dunia yang kompleks dan cepat berubah kini telah mempertinggi pentingnya penerapan teknik OD dalam seting kelompok besar. Pendekatan intervensi kelompok besar menggabungkan partisipan dari semua bagian organisasi, seringkali juga terdiri atas pihak pemilik kepentingan dari luar organisasi untuk membahas permasalahan atau peluang serta rencana untuk melakukan perubahan. Dapat berisi 50 hingga 500 orang dan diadakan hingga berhari-hari. Tujuanya adlah untuk mengikutsertakan setiap orang yang berkepentingan dalam perubahan tersebut, mengumpulkan pemikiran dari semua bagian organisasi, dan memungkinkan orang-orang untuk menciptakan masa depan bersama melalui dialog yang tanpa henti dan terkendali.

6. Langkah-Langkah OD

Para ahli pembangunan oranisasi menganggap bahwa perubahan-perubahan dalam budaya perusahaan dan perilaku manusia sangatlah sulit dilakukan dan mengharuskan danya upaya yang sangat besar. Teori yang menggaris bawahi OD mengusung tiga tahap penting dalam melakukan perubahan sikap dan perilaku:

1. Unfreezing, berarti bahwa semua orang dalam suatu perusahaan dibuat sadar akan adanya permasalahan dan pentingnya melakukan perubahan. Tahap ini menciptakan motivasi bagi orang-orang untuk mengubah sikap dan perilaku mereka. Tahap unfreezing seringkali diasosiasikan dengan diagnosis,yang menggunakan para ahli dari luar disebut agen perubahan, agen perubahan adalah ahli dibidang OD yang melakukan diagnosis sistematis terhadap organisasi dan berusaha menemukan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan pekerjaan.
2. Changing, terjadi ketika individu-individu bereksperimen dengan perilaku baru dan mempelajari leterampilan baru unutk digunakan ditempat kerja.
3. Refreezing, terjadi ketika individu memperoleh sikap-sikap atau nilai-nilai baru dan ia mendapatkan penghargaan dari organisasi atas perolehanya tersebut.

Sebuah cara agar seorang manajer dapat merasakan pentinganya melakukan perubahan adalah dengan munculnya kesenjangan kinerja, perbedaan antara tingkat kinerja yang ada dan kinerja yang dikehendaki. Manajer tersebut kemudian berusaha menciptakan urgensi sehingga orang-orang di organisasi akan mengenali dan memahami keharusan untuk melakukan perubahan.

7. Penolakan Terhadap Perubahan

Langkah pertama dalam pelaksanaan perubahan adalah membuat orang lain mengerti pentingnya melakukan perubahan. Orang-orang menolak perubahan karena beberapa alasan, dan dengan membuat mereka paham akan pentingnya perubahan dapat membantu manajer melaksanakan perubahan dengan lebih efektif.

1. Kepentingan pribadi

Orang-orang biasanya enolak perubahan yang dirasakan bertentangan dengan kepentinganpribadi mereka.

2. Kurangnya pemahaman dan kepercayaan

Para pegawai seringkali tidak mempercayai maksud dibalik sebuah perubahan atau tidak memahami maksud yang sebenarnya dari digagasnya sebuah perubahan.

3. Keharusan untuk Melakukan Perubahan

Banyak orang merasa tidak rela untuk melakukan perubahan, kecuali jika mereka merasakan adanya masalah atau krisis. Namun, banyak permasalahan yang hampir tidak kentara, sehingga para manajer harus mengenali permasalahan tersebut dan kemudian membuat orang lain menyadari pentingnya melakukan perubahan.

Sebuah cara agar seorang manajer dapat merasakan pentingnya melakukan perubahan adalah dengan kesenjangna kinerja (performance gap), yaitu perbedaan antara tingkatan kinerja yang ada dan kinerja yang dikehendaki. Manajer tersebut kemudian berusaha menciptakan rasa urgensi sehingga orang-orang di organisasi akan mengenali dan memahami keharusan untuk melakukan perubahan. Seorang manajer bertanggung jawab untuk mencari tahu ancaman serta peluang dalam lingkungan  eksternal, serta kekuatan dan kelemahan yang ada dalam organisasi utnuk menentukan ada atau tidaknya keharusan untuk melakukan perubahan.

8. Halangan Untuk Berubah

• Fokus Berlebihan pada biaya.
• Kegagalan melihat manfaat
• Kurangnya koordinasi dan kerjasama.
• Penghindaran Ketidakpastian
• Ketakutan menghadapi kerugian
• Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah kurangnya informasi tentang kejadian kejadian di masa yang akan datang, ketidakpastian adalah hal yang dianggap sebagai ancaman oleh para pegawai yang memiliki pengertian yang rendah terhadap perubahan dan ketakutan bahwa segala hal akan berjalan di luar kebiasaan.

• Penilaian dan tujuan yang berbeda

Alasan lain di tolaknya sebuah perubahan adalah bahwa orang-orang yang akan merasakan dampak dari perubahan tersebut mungkin menilai perubahan tersebut secara berbeda dengan pandangan juara ide atau kelompok usaha baru. Alasan alasan di lakukannya penolakan ini dianggap masuk akal oleh para pegawai yang nantinya akan menjadi pihak yang terkena dampak perubahan tersebut.

9. Taktik-taktik pelaksanaan.

Pendekatan lain dalam mengatur pelaksanaan perubahan adalah dengan menjalankan taktik-taktik tertentu untuk menghadapi penolakan.

1. Komunikasi dan edukasi

Komunikasi dan edukasi digunakan ketika informasi yang pasti mengenai perubahan di butuhkan oleh pengguna dan pihak lainnya yang mungkin akan menolak pelaksanaan perubahan.

2. Partisipasi

Partisipasi melibatkan pihak pengguna dan pihak yang mungkin akan menolak perubahan dalam meranang suatu perubahan. Pendekatan ini akan memakan banyak waktu, tetapi hasilnya akan memuaskan karna pengguna akan memahami dan menjadi berkomitmen terhadap perubahan tersebut.

3. Negosiasi

Negosiasi adalah cara yang lebih formal dalam mencapai suatu kerja sama. Negosiasi menggunakan tawar-menawar formal untuk memenangkan penerimaan atau persetujuan terhadap perubahan yang dikehendakinya.

4. Paksaan

Paksaan berarti bahwa manajer menggunakan kekuasaan formalnya untuk memaksa para pegawai untuk melaksanakan perubahan. Para pihak menolak perubahan dipaksa untuk menerima perubahan tersebut atau mereka akan kehilangan penghargaan, bahkan kehilangan pekerjaan.

5. Dukungan Manajer Puncak

 Dukungan nyata dari manajemen ouncak juga akan membantu mengatasi penolakan terhdap perubahan. Dukungan manajer puncak menandakan pada semua pegawai bahwa perubahan yang diusung ini adalah hal yang sangat penting bagi organisasi.